Especialista explica o que levar em consideração na hora de organizar uma reunião ou uma festa virtual

Para CEO da Grupaly, é fundamental compreender as necessidades e o número de pessoas a reunir antes de decidir qual tecnologia utilizar

Depois do episódio confuso que o PSDB protagonizou para realização de sua prévia eleitoral em novembro, com a votação dos filiados da legenda cancelada por conta da falha de um aplicativo, uma preocupação passou a rondar aqueles que necessitam organizar encontros virtuais: como escolher uma ferramenta que possa garantir segurança e transparência ao evento? No caso do PSDB, houve inclusive suspeita de fraude; ninguém se entendia pelo aplicativo e foi necessário suspender a votação. 

“Há inúmeras organizações, de condomínios à sindicatos, que requerem uma burocracia mínima para funcionamento e, por isso, ainda utilizam sistema antigos. São organizações extremamente cristalizadas no seu método de funcionamento”, afirma Guilherme Barbosa, CEO do Grupaly, ferramenta para reuniões, criação de pesquisas e eventos para tomada de decisões. Segundo ele, não é somente por conta da pandemia. “Antes dela já havia um boom remoto que obrigava a sociedade a repensar o modo de trabalho. A pandemia apenas acelerou isso”, opina ele.

Para Barbosa, no âmbito dos partidos políticos, assim como nos sindicatos, como existe a necessidade de trazer os afiliados e membros mais próximos da organização para uma comunicação efetiva dos eventos que o partido promove, é interessante contar com uma tecnologia que permita um espaço de tempo maior para participação. “Desta forma, é possível que eles analisem com calma propostas, ideias e candidatos sem a necessidade de ter um horário fixo para tomada de decisões”, afirma ele.

Além disso, para evitar fraudes, é essencial que a entrada das pessoas nos grupos seja mais burocrática. “É uma questão de segurança. No Grupaly, por exemplo, o usuário só pode achar o grupo com o link especial e somente as pessoas com permissão podem aceitar o pedido de entrada e ingressar nas votações”, revela Barbosa, lembrando que a ferramenta disponibiliza a funcionalidade “eventos” de maneira, com a intenção de deixar na mão do usuário a responsabilidade de criar suas assembleias, reuniões, votações, listas de candidatura, entre outros.

Outra necessidade que deve ser considerada é a necessidade de incluir muitas pessoas na reunião. Caso seja necessário incluir muitos convidados, a ferramenta precisa garantir este suporte com segurança. “Alguns aplicativos, como o Grupaly, possuem muitas formas de serem utilizados e podem reunir até 10 mil usuários. Por isso, cada organizador deve avaliar qual a melhor tecnologia para gerenciar seu evento”, esclarece o especialista. Ele complementa que existem muitos aplicativos que podem ser úteis, mas para que haja êxito, a organização precisa compreender a real necessidade, o formato, a quantidade de pessoas a reunir par decidir de maneira assertiva qual a ferramenta ideal, evitando transtornos.